谭伯祥

    国务院《地方志工作条例》（以下简称《条例》）在第六条中提出：“编纂地方志应当做到存真求实，确保质量”，对志书质量提出了明确的规定。中国地方志指导小组（以下简称中指组）在《关于第二轮地方志书编纂的若干意见》（以下简称《若干意见》）中提出“坚持质量第一原则，把质量意识、精品意识贯穿于修志工作的全过程和各个环节，着力提高地方志书质量。”对志书质量提出了明确而严格的要求。中指组《地方志书质量规定》（以下简称《质量规定》）对志书的观点和体例、记述的内容和方法、资料的运用和行文规范、出版印刷等方面的质量都提出了具体的标准。如何落实《条例》、《若干意见》和《质量规定》的规定及要求，把好志书的质量关？这是摆在我们修志同仁面前的一个不得不认真回答的严肃问题。笔者认为用ISO9000的国际质量管理体系标准来控制志书质量，也应是一种可行方法。

    一、充分认识编纂高质量地方志书的重大历史意义

    地方志书是全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献，是传承和彰显中华文明的重要载体，是中华民族优秀文化的瑰宝。地方志书是党委领导、政府主持的“官修”国情书、地情书，是所有的地情书、国情书中最全面、最翔实、最客观的，是各级领导、专家学者和广大群众了解国情、地情最为权威的资料性著作，因此，编纂高质量的志书无论是对一个国家、还是对一个地方，都具有非常重要的意义。从国家的角度来看，修编地方志书既是政府的一项基础性工作，又是文化建设的一个重要内容。“隔代修史、当代修志”是中华民族延绵几千年的光荣传统，志书凝聚着中华民族声声不息的优秀文化，正是这些丰富的地方史料记载，才使得中华民族数千年历史得以接续，华夏文明的博大精深和辉煌灿烂得以传承。因此，做好新时期地方志工作，是民族和国家赋予我们这一代修志人的神圣使命。

    中华人民共和国建立后的第二轮修志的时间跨度，正好是全面实行改革开放，经济建设快速发展和社会事业全面进步的重要时期。全面正确地记述好这段历史，反映这个伟大的时代，把中国人民的探索史、进步史、发展史原原本本地留给后人，是我们地方志工作者的光荣使命，也是各级地方志工作机构义不容辞的职责。从地方的角度来看，地方志既为各级领导科学决策服务，又为广大干部群众熟悉本地情况服务。“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”。省情、市情、县情等地情资料作为信息资源，是各地、各部门规划决策的重要依据。编纂出高质量的志书，对于客观反映地方经济社会发展的历史进程和经验教训，把握发展规律，促进经济社会发展具有极其重要的作用。充分发挥地方志书记载历史、传承文明、资政育人的作用，推动当地经济社会又好又快发展，是做好新时期地方志工作的应有之意。所以，我们广大地方志工作者，务必充分认识编修高质量地方志书的重要意义，切实承担起这一历史重任，以贯彻《条例》、《若干意见》和《质量规定》为契机，在修志中真正落实质量第一的原则，不辞辛劳，呕心沥血，编纂出经得起历史检验的良著佳志。

    要实现上述目标，就要采取积极的质量保证措施，笔者认为在各级修志工作中建立ISO9000国际质量管理体系，就是保证地方志书质量的积极措施。ISO9000质量管理体系标准是当今世界较为流行的一套管理标准，是一种科学的管理手段。作为质量管理的通用标准，适用于所有行业（领域）的组织。它已经被广泛运用于工农业生产、贸易服务、行政管理、党建工作等领域。ISO9000质量管理体系的理论原理同样适用于地方志书的编纂工作，这已为多年来各类组织贯标的实践所证明。有的修志机构如果在贯彻ISO9000标准方面有人力、财力等困难，但用ISO9000标准的过程方法控制一部志书编纂过程，是可行的，也是完全做得到的。只有实实在在控制地志书编纂过程，才能修编出高质量的地方志书。

    二、ISO9000标准适用于对地方志书的质量控制

    由国际标准化组织（ISO）颁布的ISO9000质量管理体系国际标准，总结了当代世界质量管理领域的成功经验，应用当前先进的管理理论，以简单明确的标准形式向全世界推荐了一套实用的管理方法。ISO9000标准使各国的质量管理和质量保证活动统一在一个共同的基础之上。这对推动组织的质量管理，实现质量目标，提高产品质量和顾客的满意程度等产生了积极而重大的作用。贯彻实施ISO9000标准，是通过控制组织的工作过程来保证各类组织的产品（包括出版物），符合顾客（包括读者）、法律法规、技术规范等要求，以更好地体现组织的工作效率，最大限度地实现其管理效益。

    贯彻落实ISO9000国际质量管理体系标准的目的是使修志工作的各项管理活动，进一步规范化、程序化、标准化，减少随意性、盲目性、片面性。在修志工作中贯彻ISO9000标准，就能跳出传统的管理模式，把现代的、先进的系统管理理念应用到志书编修工作中，将现代化的管理方法和思维理念进行科学转换，通过坚持贯彻“以顾客（读者）为关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法及与供方互利关系”等八项原则，建立约束力很强的文件化质量管理体系和严格的过程控制方法，使修志的各项工作以及影响志书质量的不同因素都处于严格的受控状态。对修志的所有工作都实行过程控制，按程序进行管理，每一项工作和活动都按照“5W1H”的要求去策划和实施，并采取PDCA（P－策划、D－实施、C－检查、A－改进）的闭环控制，做到有计划、有实施、有检查，并持续改进，确保志书编纂质量逐步提高。

    ISO9000质量管理体系标准是以过程为基础的质量管理体系模式，它的八项质量管理原则和十二项质量管理体系基础中都强调“过程方法”的重要性，标准的编写结构，仿效组织的主要过程的典型形态，以“管理职责——资源管理——产品实现——测量、分析和改进”四大过程展开，展示了过程之间的联系。系统地识别和管理组织所应用的过程，特别是这些过程之间的相互作用，被称为过程方法。过程方法的基本要点：一是系统地识别组织所应用的过程。从组织运作的总体角度来考虑，可能涉及的所有的过程都要进行识别。过程可大可小，一个过程可能再分为多个分过程或子过程，这取决于过程应用的目的、过程的性质、识别过程的原则及期望达到的结果（见质量管理体系模式图）。如ISO9000标准所给出的质量管理体系模式中所确定的四个过程：产品实现过程、资源管理过程、管理活动过程及测量、分析和改进过程。我们的整个修志活动就有组织对修志的管理过程、修志资源的管理过程、志书编纂过程、志稿的审查（三纂三审）和修改过程、出版发行过程。二是具体识别每一个过程，对每一个过程的识别包括输入、输出和活动的识别，也包括活动所需资源的识别。例如资料考订过程的识别。资料考订过程输入为一组未审核的原始资料（可以是文字、图片、实物），输出应为审查的结果，以分类标志或以书面报告形式给出。该过程的资源应包括；合格的志书编辑人员、考订所使用的依据文件（编纂方案、编纂编目、入志资料标准）、工作场所、存放资料的器具、装订资料的工具等。过程的活动应是对未审查的资料逐条逐条实施核实考订，并判定是否符合标准的一系列活动。三是识别和确定过程之间的相互作用，这种相互作用，体现在过程之间的联结关系和过程的输出，与下一个过程或几个过程的输入的关系，以利于过程运行的管理。四是确定管理过程及过程的相互作用，管理过程及过程的相互作用是由多方面的活动构成的，应当确定过程活动的职责、权限，过程相互作用活动中的沟通等，也包括对过程适用资源的管理。

    我们在修志工作中，用ISO9000标准的过程方法控制地方志书的编纂过程，不仅是对修志工作加强管理的有效措施，而且是对修志工作管理模式的创新。

    三、狠抓地方志书编纂过程的质量控制

    全国政协副主席、中指组组长陈奎元指出：“志书是严谨、朴实、科学的资料性著述，它是否具有权威性，能否经得起历史的检验，关键在于志书的质量。”为了保证全国第二轮志书的质量，中指组于2008年9月16日专门颁布了《地方志书质量规定》。在《质量规定》的第三条明确指出：“志书质量的总体要求：观点正确，体例严谨，内容全面，特色鲜明，记述准确，资料翔实，表达通顺，文风端正，印制规范。”从九个方面对志书质量提出了严格要求。一个具体的地方或部门在开展地方志编修工作中，要满足《质量规定》提出的标准，编辑出版合格志书，按照质量管理体系的过程方法，除了用“一纳入”（即把修志工作纳入各地经济社会发展规划和各级政府的任务之中）“五到位”（即领导到位、机构到位、经费到位、队伍到位、条件到位）控制管理活动过程和资源管理过程外，还应下大力气抓好志书编纂过程（即ISO9000标准的产品实现过程）的严格控制。

    一部志书的编纂应有篇目设计、资料搜集、志稿编纂、设计合成、审查批准、印刷出版等过程。按照过程控制的P（策划）D（实施）C（检查）A（改进）循环方法，具体分析每个过程的过程控制。篇目设计过程。P策划阶段，要明确志书记述范围、内容重点、志书体式、基本规范、成书形式、完成时间等，将策划的内容反映在修志方案或修志计划中。D实施阶段，由总编室或主编室组织人员按照“横分门类，以类系事”原则进行设计。C检查阶段，将志书编目分送各个承修单位，征求部门和行业领导的意见，组织修志专家对编目进行评审，送本级编纂委员会成员征求意见，报上级地方志编纂委员审查。A改进阶段，将编纂委员会成员、专家、部门和行业四方面的修改意见，编委会的审查结论，集中起来，分类整理，梳成辫子，逐条修改，合理布局，严谨结构，明确层次，有序排列。使经过改进后的编目设置符合“事以类聚”、“类为一志”的基本要求，科学分类与现实社会分工（现行管理体制）、全志整体性与分志相对独立的关系处理妥当，便于实际操作。

资料搜集过程。P策划阶段，为了使资料具有代表性和权威性，使搜集的资料真实、准确、全面、系统，志书总编室要将编目分解成条目要素，要明确资料搜集的范围、时限、重点内容、方法、具体要求等，要制定资料搜集人员培训计划。D实施阶段，组织搜集资料人员实施业务培训，分单位、分行业进行资料搜集。摘录档案，要注明收藏单位、案卷号、目录号、全宗号、篇名；摘录文件，要注明发文单位、时间、文号、文件名；摘录书籍，要注明作者、书名、篇名、出版单位、出版时间；摘录报刊，要注明报刊名、出版时间、版次、作者、篇名；口碑资料，要注明提供者姓名、身份、年龄、职业、职务以及采访的时间、记录者；从网上下载的资料，要注明网站（网址）、标题、编者、下载时间；照片要注明内容、拍摄时间、拍摄人和照片提供单位；要一事一卡建立资料卡片，分门别类建立资料长篇。C检查阶段，组织人员对已经收集的资料进行鉴别、考证、核实，查自然、政治、经济、文化、社会、人物等方面的资料是否齐全？查反映事物发生、发展过程的资料是否连贯、系统？查人物（单位）、时间、地点、事件经过等要素是否齐备？A改进阶段，及时补充收集资料，缺啥补啥，整理完善资料卡片和资料长篇，达到资料真实、准确、全面、系统，具有代表性和权威性。

编纂过程。P策划阶段，对篇目要求纂写内容进行分工，明确职责，落实任务，不能有缺漏；规定体例，统一体裁；明确记述要求，提出行文规范等。D实施阶段，志书文稿要经过三纂三审才能定稿，一般由承修单位负责志书初纂，由主编或责任编辑负责合纂，由总编或主编负责总纂。C检查阶段，初审由承修单位负责人组织行业内的老干部、专家对初稿进行一审，由各级地方志办公室组织人员进行二审，由各级地方志编委会进行终审，并报上一级政府审批。A改进阶段，编纂过程至少要进行四次改进，一审后，对发现的问题要进行修改，二审后，对审出的问题再进行一次修改，终审后，对审出的问题再一次进行全面系统的修改，审批中查出问题还要进行彻底修改。通过对编纂过程的严格控制，使编纂出的志稿符合事先设计的质量要求。

    志书图文合成、整体设计、出版印刷等过程涉及的人员较少，过程比较简单，因此，笔者就不一一作分析了。

     第三次全国地方志工作会议以来，中指组及其办公室狠抓地方志质量标准体系建设，多次邀请各地地方志工作机构的领导和方志学界的专家学者共同研讨，在质量标准问题上，逐步形成共识。在此基础上，初步建立起质量标准体系。中指组于2007年11月正式印发了《关于第二轮地方志编纂的若干意见》，对修志的指导思想、基本原则、编纂方式、体例篇目、内容记述、志书名称、出版印刷等提出了明确要求；于2008年9月正式印发了《地方志书质量规定》，对志书的观点和体例、记述的内容和方法、资料的运用和行文的规范，以及版式和封面等给出了具体标准，使保证志书质量、审查验收志书做到有章可循。有效地控制地方志书编纂的全过程，能使质量第一的原则落到实处，能确保实现志书的质量标准。