罗亚夫

    资料与信息，两者本身就有密切联系。一般而言，资料主要反映的是历史性的信息，而现实中的信息一经附着于某种形式的载体，也就成为了资料。资料工作与信息工作，都是基础性的工作，服务性的工作，经常性的工作，长期性的工作，也是不可缺少的十分重要而又容易被忽视的工作。

    一、充分认识地方志资料工作的意义

    （一）资料是志书编纂的基础

    地方志是地情资料性著述，志书要为人们认识地情提供基本的地情资料，资料性是地方志的基本属性、本质属性。没有地情资料，就没有地方志书；没有全面、准确、有用的地情资料，地方志书就不可能形成具有资治、教化、存史作用的完整的地情信息系统。从这个角度看，资料工作对于修志工作的成败，具有决定性的意义。对志书编纂而言，资料和资料工作的重要性，是显而易见的。

    （二）资料是地情研究的基础

    各级地方志机构与地方志工作者，必须研究地方情况与行业情况，这是修志工作的需要，也是开展地情服务的需要。国务院公布的《地方志工作条例》要求：“编纂地方志应当做到存真求实，确保质量，全面、客观地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状”。如果对地方与行业情况缺乏全面、深入的研究，我们编纂的志书不可能达到这一要求，不可能成为良志精品。对地方和行业情况，特别是一些重要历史问题和疑难问题缺乏研究，没有发言权，我们怎么开展地情服务，怎么服务党政领导和广大群众。地方志机构应当成为当地的地情权威机构，地方志工作者应当积极、主动地研究地方和行业情况。这些研究，必须以大量的地情资料为基础，为依据，才可能得出客观、科学的令人信服的结论。

    （三）资料是地情服务的基础

    《地方志工作条例》明确提出，地方志工作机构要“搜集资料以及向社会提供咨询服务”。向社会提供地情咨询服务，是地方志机构与地方志工作者的应尽之责。向社会提供咨询服务，主要是提供地情资料、地情信息。提供服务，一方面应充分利用已经出版的志书、年鉴等资料书；另一方面，对于未纳入志书、年鉴的大量地情资料，也应整理提供社会。不但已有的资料应提供服务，而且应不断搜集、发掘、整理更多的新资料提供服务，保持地情服务的持续性。加强资料工作，抓好资料工作，是地方志机构的一项长期任务。

    有人认为，当代社会信息渠道多，又有互联网，“什么都查得到”，地方志工作缺乏生命力了。其实，事实并非如此。互联网并非“什么都查得到”，查得到的也并非都是我们需要的有用信息。信息网络，不但要有畅通的信息渠道，更重要的是需要大量的有用信息。当前，搜集、整理地情信息这一些重要的基础工作主要还是由地方志机构承担。地方志机构虽然不是地情信息的初始源头，但通过我们对地情资料的搜集、整理，并提供给社会，地方志机构可以而且应该成为一个地方最系统、最权威、最及时、最鲜活、最具规模的地情信息源。

    资料工作是重要的基础性工作，是我们首先要抓好的工作。资料和资料工作，可以说是推动地方志事业发展的源头活水。对资料和资料工作不重视，缺乏认识，实际上是对地方志和地方志工作缺乏认识。对资料和资料工作的认识，要有新的角度，新的广度，新的高度，新的深度，新的发展。

二、努力抓好地方志资料工作

（一）明确地方志资料工作的任务

    地方志资料工作的任务，简而言之，就是搜好资料、管好资料、用好资料。搞好地方志资料工作，是地方志机构的任务，而不仅仅是地方志机构资料室和资料员、管理员的任务，这是首先要明确的。其次，要明确地方志资料工作不是狭义的修志资料工作即编纂某部志书的资料工作。对地方志工作，应按两个《条例》确定的范畴来认识，地方志资料工作同样应如此。

    搜集资料，既要搜集地方、行业的史实性资料、研究性资料，也要搜集方志工作开展的动态性资料、档案性资料，还要搜集有助于地方志工作开展的学习参考性资料。管好资料，一是整理，二是管理，整理是管理的基础。用好资料，更是资料工作的目的。搜好资料、管好资料，都是为了用好资料，让方志资料成为地情资源，多方面发挥作用。主动开发利用方志资料这一丰富的地情资源，是各级地方志机构都应进一步加强的工作。

    （二）创造较好的工作环境

    第一，在地方志机构内部，要形成重视、关心和支持资料工作的氛围；第二，要保证有一定面积的工作用房，配置必要的设施设备；第三，每年要安排一定的工作经费，纳入单位预算。

    （三）建立资料工作规章制度

    当前，我省方志资料工作，也有一些制度性文件，但还不系统，而且执行不力，权威性、规范性还不够。建立资料工作的规章制度，也可从资料的搜、管、用三个方面考虑。要通过资料工作规章制度的建立与实施，使资料工作得到进一步加强。

    三、认真抓好地方志信息工作

    地方志信息工作，包括两个方面：一是地方志资料的信息化；二是反映、交流地方志工作开展的动态信息。

    地方志资料的信息化，主要是通过建立地情信息数据库，将来自各个方面、各种载体的地情资料数据化，并利用单位、系统的局域网，公共互联网系统，方便地提供给各级党政领导与社会各界，让死资料变成活信息，充分发挥作用，产生社会效益。这一方面，我们做了不少工作，但从全省看，进展不平衡，有些地方还面临不少困难。但无论有多大困难，都应坚持抓好这一工作，因为这是地方志工作服务现实的需要，也是当代方志工作发展的必然趋势，是带方向性的问题。

    反映和交流地方志工作开展的动态信息，也是我们的一项重要任务。这有利于上一级机关了解情况，发现问题，推广经验，以及作出相关决策和决定，也有利于地方志机构之间的相互交流与借鉴。考察地方志工作开展情况，要目光敏锐，善于发现新情况、新苗头、新经验、新问题，并及时总结与反映。

    四、培养高质量的资料信息人才

    人才战略是一个重要的系统工程，再好的信息，如没有人去发掘，有如“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，抱着金矿发愁。信息化社会对资料信息工作人员素质提出了更高的要求。由于现代信息技术的应用，信息的组织、管理、传递与利用都有所改变，资料信息人员传统的工作方式、知识结构已经和信息化社会不相适应，因此，必须在以下几方面培养资料信息工作人员素质：第一，需要较高的思想素质。据有关统计表明，在一项新技术或新发现中，约有90%的内容可以通过各种途径从已有的知识中去获得，真正的独创性工作仅有10%。资料信息工作的重要任务之一就是帮助决策者及资料信息需求者更好地去获得那90%的信息，避免重复他人的劳动，为信息需求者寻找捷径。这就要求信息人员有“为他人作嫁衣”的献身精神，要一切从资料信息需求者的利益出发，为需求者提供最优质的服务。第二，要有强烈的情报意识。要求资料信息人员对情报要嗅觉灵敏，观察准确，有预见性，反应迅速，加工精细，处理得当，传递及时，能捕捉社会的新动向、新成果，选择识辨最新的有价值的学术信息，编写具有较高水平的信息资料。第三，要强化公关意识。由于目前资料经费短缺，工作步履艰难。因此，要求资料信息工作人员积极开展公关活动，想方设法广辟信息源。第四，要具有广博的知识结构。信息化社会要求资料信息工作人员的知识结构要与之相适应，资料信息人员除了要具备常规的方志学、情报学、外语、未来学等基本知识，掌握光盘复制、视听、缩微、监测等现代技术的整套文献工作的基本技能外，还要对资料信息管理系统的设备及软件使用有一定了解，能编制简单的资料信息系统程序。

综上所述，我们要加速资料信息化社会进程，实现资料信息的深层次服务，使资料信息与经济的关系日益密切，呈现彼此依存、相互促进、共同发展的强劲趋势，促进社会的全面发展和进步。