以往的年鉴质量管理大多停留在经验层面，年鉴的质量也因此普遍偏低。随着时代的发展，社会对年鉴质量的要求越来越高，这就使我们面临着如何提高年鉴质量以适应时代发展需要的现实问题。现代项目质量管理思想是现代项目管理科学的重要成果。本文尝试从项目计划与控制这两个项目管理中最重要的环节入手，将现代项目管理方法引入年鉴项目的质量管理中来，意图在较宏观的层面为年鉴的质量管理提供一套较为科学的思路和方法。在年鉴项目质量计划中，笔者分析了编制依据、项目内容、管理机构、项目分解、影响因素、验收标准、验收工具、创新试验、过程质量、计划文件等问题，提出了相应的计划思路。在年鉴项目质量控制中，笔者对任务下达、检查活动、过程评估、过程改善、项目验收、绩效考核等进行了分析，并提出了相应的控制思路。

质量是年鉴的生命，如何提高年鉴的质量一直是年鉴界最具根本意义的课题。传统的年鉴质量管理，无论是在理论上还是在实践上，大多停留在经验层面。一些对年鉴质量改进的研究提出的方法往往是“提要求”式的，如某篇研究文章提出的质量要求是：年鉴的指导思想要坚定、明确；年鉴的框架结构要科学、合理；年鉴记述内容要真实、准确；年鉴的文字表述要质朴、简洁；年鉴的审查要严格、认真。这些当然都是年鉴编纂应该达到的目标，但若仅是如此，年鉴的质量仍然无法提高。现代项目管理科学认为，项目的质量不是要求出来的，而是计划和控制出来的，亦即：质量是管理的结果。项目计划与控制是项目管理过程的两个最重要的环节，因此本文即重点关注这两个问题。

                                       项目质量管理的一般思想

项目质量管理是“质量管理中致力于确保产品达到质量要求的工作”{1}。项目质量管理的对象是项目交付物，项目交付物分为有形产品和无形产品或两者结合的产品。项目管理过程的质量也是项目质量管理的重要内容，因为“良好的项目管理过程是取得令人满意的产品或服务和其他成果的保证，项目管理各个过程的质量决定了项目成果的质量”{2}。质量管理的过程一般包括质量计划、质量保证、质量控制等。质量管理科学已经形成了检查、控制图、帕累托图、统计抽样、流程图、趋势分析等行之有效的方法和工具。国际上已经形成了较为完备的质量管理体系，目前比较流行是6σ思想和全面质量管理思想。6σ质量管理要求产品合格率达到99.99966%的水平，核心思想是追求质量无极限；全面质量管理是以产品质量为核心，建立起一套科学严密高效的质量体系，以提供满足用户需要的产品或服务的全部活动。一般来说，改进质量会带来效益的增加，但同时也要付出相应的成本。质量等级提高的收益成本分析认为，当质量收益的增加值与质量成本的增加值的比值大于等于1（ρ≥1）时，质量改进是可取的。

                           将项目质量管理运用于年鉴项目的必要性和可行性分析

将项目质量管理运用于年鉴项目管理是非常必要的。首先是补充传统管理方式不足的需要。传统的管理方式大多停留在经验层面，其管理结果在今天已经很难达到更高的质量要求。其次是时代发展的需要。年鉴是政府出版物，质量高低事关政府的形象，也是一地文化水平的反映，因此年鉴在原则上对质量的要求就必须很高，这就要求必须对年鉴项目加强质量管理。

同时，项目质量管理理论完全适用于年鉴项目的管理，也是完全可行的。首先是理论上的可行性。项目管理专门针对一次性的活动，对大型的、复杂程度高的项目具有很好的管理效果。年鉴项目具有一次性、复杂性、环节多、工作量大等特点，与现代项目管理的适用项目本质一致。年鉴实行主编负责制，项目管理是项目负责人制，二者的内在要求在本质上是相同的。其次是组织上的可行性。现行的年鉴编纂有国务院条例的法定要求和各级政府的支持，在人力、物力、财力上都相对有保障。同时，地方志工作机构内部的业务具有相通性，在内部的人力资源配置上进行统筹具有有利条件。因此，相对于其他团体，承办年鉴项目的地方志工作机构在年鉴中运用项目质量管理具有明显的优势。

                                      年鉴项目质量计划的内容

GB/T 19000-2008对质量计划的定义是：“质量计划是对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。{3} ”因此编制年鉴项目质量计划首先就要符合这个标准。其次，编制年鉴项目质量计划应结合年鉴项目自身的特点。第三，质量计划的目标应该是对实施计划的活动和控制进行管理。

编制依据  编制年鉴项目质量计划的依据主要有三个：理论依据、法律依据、历史依据。

理论依据。编制年鉴项目质量计划，应该以现代项目管理的基本理论为指导，要高度重视过程质量，要以全面质量管理思想为指导，要运用效益/成本分析方法进行成本分析。

法律依据。法律法规和行业标准是编制年鉴项目质量计划应该遵守的依据。法律法规具有强力约束性，不依从将要承担违犯性的后果。行业标准虽无强制约束力，但表达了行业应普遍遵守的规范。《地方志工作条例》《中华人民共和国著作权法》《出版管理条例》《图书质量管理规定》《图书质量保障体系》《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国法定计量单位》《校对符号及其用法》《标点符号用法》《图书编校质量差错认定细则》《出版物汉字使用管理规定》《出版物上数字用法的规定》《关于地名用字的若干规定》及中国地方志指导小组制定的《地方综合年鉴出版规定（试行）》等等与年鉴项目相关的法律、法规、标准等，都应作为编制年鉴项目质量计划的依据。

历史依据。历史依据是历年年鉴编纂活动中形成的文件、论文、样稿、成果、经验、事件等的历史数据。认真梳理历史数据，会得到科学的启迪，对年鉴计划的编制具有很强的现实指导意义。历史数据对年鉴的编纂流程、任务分解、谋篇布局、错误预防、风险防控等都有很强的借鉴意义。

项目内容  年鉴项目内容主要包括：主办单位（管理单位）、承编单位（实施单位）、撰稿单位（供稿单位）、编辑室分工（内部分工）、项目性质、项目费用、办公地点、编纂规模、编纂结构、制作合同、起止日期等。计划中应对这些内容进行详细的说明。同时，要对年鉴项目的范围进行清楚的界定，尽一切可能避免超出范围的内容。超出范围往往意味着要付出更多的成本、时间等，或者在不能增加成本和时间时降低质量。

管理机构  要实施质量管理就必须有质量管理机构。管理机构负责质量的计划、实施、控制与验收。对于年鉴项目，必须明确主编负责制，主编必须实质担当起职责，对年鉴实施质量管理。质量管理机构的不健全或缺失，是造成目前年鉴质量问题的主要原因。

项目分解  项目分解是编制年鉴项目质量计划和实施质量控制的基础。项目分解的方法是先将整个年鉴项目层层向下划分成若干具体可执行的子项目（子工作）。一般使用WBS（工作分解结构）作为工具。WBS是进行项目划分的科学有效的工具，对于资源配置和具体控制可以明确开展。一般来说，年鉴项目可以划分为策划、培训、组稿、编纂、校对、设计排版、印刷、发行等子项目。每个子项目下还可分出更小的子项目，如策划可以再分解为资料调查、召开会议、策划方案撰写等具体的子项目。分解后的最小的子项目即作为质量验收的基本单位。项目分解完成后，应形成WBS图，并作为质量计划和控制的基本依据。

影响因素  要对影响年鉴质量的因素进行分析，并将所有可能影响质量的重要因素逐一开列出来，并写明预防办法和措施。一般来说，人员业务素质差、工作不敬业、项目经费不足、编纂时间过少、计划变更过大、范围过度扩大、排版水平不高、出版社等级低、风险估计不足、审查不严等等都是影响年鉴质量的重要因素。

验收标准  年鉴项目划分后，应对每一子项目设置具体的质量验收标准。质量验收标准是依据与年鉴相关的法律法规和行业标准及历史数据制定的，应逐条列出，以方便对照检查。验收标准必须是可以执行的，无法执行的验收标准是没有价值的。年鉴项目质量的验收标准应该分级，只要达到事先认可的标准等级就应予以验收。

验收工具  验收必须有工具进行操作。年鉴项目质量的验收工具一般来说不会是有形的。培训效果评估、编辑质量抽样检查、校对质量抽样、稿件评议、验收项目表、验收结果通知书等均可以作为年鉴项目质量的验收工具。

创新试验  年鉴的编纂相对稳定，所以很多年鉴编纂单位往往忽略了策划工作，一开始就凭经验直接组织编纂。但创新总是年鉴项目中必然要发生的活动。创新有一定的不确定性，因此凡是涉及创新的，就应该有试验计划。对于大篇幅的创新内容，应先编出一部分，然后进行内部讨论研究，通过质量评估后继续进行下一步的撰写，通不过则再行商议。

过程质量  良好的过程质量是每个子项目和最终项目质量的保证。提高过程质量的最终目标是实现对结果质量的控制。结果分成两种，一种是有形的，一种是无形的。有形的结果可以直接评定其质量，但如果过程质量不高便很可能造成返工，因此对有形的结果应事前考虑过程质量。无形的结果无法直接评定其质量，因此其过程质量就显得更为重要。也就是说，过程质量对无形的结果和有形的结果都有重要的作用。确保年鉴项目过程质量的措施包括：提高编纂人员的业务素质水平，强调参与人员应具备相应的资质，编纂过程中经常有针对性地学习各种法律、法规、标准和要求，保障编纂环境，制定明确的操作流程和方法，实施过程检查等等。

计划文件  在年鉴项目质量计划构思完成后，应形成正式的年鉴项目质量计划文件。要将文件发到每个项目参与者的手里，并将文件内容宣传清楚。应建立反馈渠道，对参与者无法理解的内容或有疑问的内容应及时进行解释说明或必要的修改调整。

                                       年鉴项目的质量控制

ISO 9000：2000对质量控制的定义是：“质量控制是质量管理中致力于确保产品达到质量要求的工作。”{4} 在年鉴项目质量计划制定好后，接下来就是组织实施一系列的质量控制活动。

任务下达  在实施年鉴项目质量计划的过程中，首先要清楚地下达任务。对参与人在什么时间、什么地点、做什么工作以及怎么做要有清晰的指令。年鉴的主编应该将完整的计划文件下达给参与人员。要千方百计避免因理解错误或无法理解要求而导致的操作不当。要让参与各子项目的人员明白和掌握相关的质量定义、质量标准、验收方法以及必要的法律、法规、行业标准和文件等的要求。

检查活动  检查的目的是确定项目成果或过程是否与计划要求一致。定期检查和根据需要进行不定期的检查活动是保证质量的常规手段。应按照年鉴质量计划和标准，运用检查工具对年鉴编纂活动开展定期或不定期的质量检查。检查后应填写检查表。

过程评估   应定期或根据需要对年鉴项目质量过程进行评估和问题分析。质量过程评估和问题分析的目的是及时发现问题并找出解决办法。质量评估的重点在于评定到此时间点为止质量计划的实施效果；问题分析的重点在于找出问题和差距。可运用检查表、控制图、帕累托图、统计抽样、流程图、趋势分析等进行质量分析。

过程改善  在年鉴项目的实施过程中，计划的变更几乎必然会发生。因此，及时调整计划和控制手段是确保达到质量要求的重要手段。

项目验收  年鉴项目验收分为子项目验收和最终项目验收。只有每一个子项目验收合格，才可能最终保证整个项目的质量。当某个子项目不合格时，就要提出解决办法，必要时要返工。验收后要写出验收决定，不合格的不能给出验收决定。

绩效考核  考核是激励与惩戒的重要手段，对年鉴项目参与人员的质量完成效果进行考核是非常必要的。绩效考核是对优质劳动的奖励，并在一定程度上对低效劳动进行惩戒。绩效考核根据实际需要可以安排物质奖励，也可以安排精神奖励，并重视精神奖励。绩效考核是为下一轮年鉴项目的有效开展奠定基础的一项工作，也是年鉴项目质量计划与控制结束的标志。

参考文献

犤{1}白思俊，现代项目管理概论（第2版）[M].北京:电子工业出版社，2013。

犤{2}卢向南，项目计划与控制（第2版）[M].北京：机械工业出版社，2015。

犤{3}王生清，石油天然气工程项目施工质量计划编制与实践的探讨[J].质量春秋，2004（4），45-47。

犤{4}住房调查数据质量控制方法探究———基于全面质量管理的视角[J].调研世界，2015（4），51-56。