地方志工作数字化转型的构想与实践

——以浙江省为例

郑金月

提要:地方志工作数字化转型是基于传统地方志信息化建设现实基础之上的迭代升级,具有一体化、全方位、数据驱动等特征,其主要内容包括资源数字化、业务数字化、技术融合化、平台一体化、服务智慧化、制度重塑化等。从分析地方志工作数字化转型的背景出发,围绕地方志工作数字化转型“为什么”“是什么”“干什么”和“怎么干”的问题,阐明地方志工作数字化的概念与内涵。以浙江省为例系统介绍推进地方志工作数字化转型的总体构想、平台架构、业务应用体系及实践探索路径。

关键词:地方志 信息化 数字化 数字化转型 浙江经验

(一)数字化转型是大势所趋

从国际上看,在进入2010年之后,发达国家都十分重视将政府数字化转型作为提升综合国力的重大战略,“纷纷运用数字技术推动政府转型成为新公共管理运动后政府改革的主旋律之一”。2015年,国际经济合作与发展组织(OECD)发出数字政府战略的全球倡议。《2020联合国电子政务调查报告》显示,全球范围内的政府数字化转型步伐正在加快,全球已有151个国家制定了数字化战略。有学者认为,全球数字化转型的历程大致经过2000年之前以“连接”互联网为特征的数字化转型、2000—2016年以“分享、共享、融合”为特征的数字化转型、2016年至今以平台化、智能化为特征的数字化转型3个阶段。毫无疑问,数字化转型已是全球性的大趋势。从国内看,近年来,国家围绕数字中国、网络强国和社会数字化转型作出了一系列重要的战略部署。党的十五届五中全会把信息化提到了国家战略的高度。2006年,中办、国办联合印发《2006—2020年国家信息化发展战略》;2016年,印发《国家信息化发展战略纲要》;2022年,印发《关于推进实施国家文化数字化战略的意见》;2023年,中共中央、国务院印发《数字中国建设整体布局规划》。数字化转型已渗透到政治、经济、文化、社会和生态文明建设的方方面面。从浙江看,2018年,浙江启动政府数字化转型。2021年2月,浙江省委部署推进数字化改革。数字化改革是“数字浙江”建设的新阶段,是政府数字化转型的全方位拓展和升级。

从技术角度看,移动互联网、大数据、云计算、人工智能、物联网、5G等新一代信息技术的广泛应用,为各行各业的数字赋能和业务创新提供了无限可能。

(二)地方志信息化建设面临的问题与挑战

地方志信息化建设经过20多年的发展,已经取得较大成效。2016年中国地方志指导小组印发《全国地方志信息化发展规划(2016—2020年)》,2017年中国地方志指导小组办公室印发《全国信息方志与数字方志建设工程实施方案》,近年来地方志信息化建设步伐加快,方志资源数据库、地方志网站、地情网站、数字方志馆、方志新媒体传播平台等不断涌现。但在数字化时代的大背景下,地方志工作数字化转型进程不快。

一是方志文化传播不能完全适应数字化时代需要。社会公众碎片化、网络化、数字化的阅读习惯逐渐成为主流,对以厚重的纸质出版物为主要成果形式的地方志工作提出了严峻挑战,严重制约方志产品的有效传播。虽然近年来地方志部门在推进网络化利用方面作了一些努力,但目前方志数字资源的利用主要依靠网站检索和浏览,大多数网站检索服务停留在导航检索和书目检索,且志书、年鉴的阅览需要打开整本书翻阅查看,暂不支持全文关键词检索和定位,未对资源库开展深入的特征构建、标签关联、数据画像、质量评估等治理工作,资源利用的途径、方式较为单一,难以满足新形势下公众读志用志的个性化需求。

二是地方志信息化平台互联互通差,数据资源共享度低。“地方志信息化建设开展以来,无论是省、市、县均存在各自为政、信息资源‘自成体系’的状态。”全省地方志信息化平台建设碎片化、低水平重复问题较为突出,互联互通差,缺少统一的方志数据资源共享服务平台。地方志数字化、数据化工作相对滞后,缺少全国统一的数字化规范和数据标准,资源整合力度不够,数据资源分散,数据孤岛、数据烟囱现象比较突出,不能实现跨地区、跨层级、跨平台访问,方志公共服务能力不强。

三是地方志工作模式落后,业务应用创新不力。地方志工作模式与数字政府、数字文化建设的要求不相适应,基于数据驱动的业务创新明显不足。地方志业务的工作方式仍以传统的手工方式为主,业务系统覆盖的业务范围十分有限,在线编纂等业务系统推广使用的步伐不快,行业监管缺乏数字化应用系统,绝大多数业务工作未能在系统中留痕,系统也未能捕获许多重要的、有潜在附加价值的业务工作数据。而工作数据反哺业务创新的工作还基本上是空白,业务应用系统创新建设是明显短板。

二

地方志工作数字化转型的概念与内涵

认识是行动的先导。有效推进数字化转型实践,必须增强数字化思维和数字化认知,首要问题是把握数字化转型的概念与内涵。

(一)地方志工作数字化转型的概念

数字化的本意是利用数字技术将模拟信号转化为数字信息的处理过程。学术界对数字化转型概念的讨论起源于21世纪初,开始主要集中在企业数字化转型。如加拿大Gregory Vial博士在综述了23个典型的定义后认为,数字化转型是指通过信息、计算和通信等数字技术触发组织作出战略响应,变革其结构、边界乃至价值产生路径,进而实现企业实体演进的过程。国内学者认为,数字化转型是多个维度的工作。主要有5种类型概念:数字化转型的基础是数据;数字化转型首先是思想的转型;数字化转型是信息技术转型;数字化转型是业务转型;数字化转型是生产力转型等。总之,数字化转型不是孤立地推进某个系统或局部的组织调整,它是一项复杂的系统工程,涉及商业模式、产品创新、组织架构、管理方法、流程优化、技术应用、制度文化和人才队伍等诸多方面的变革。

地方志工作数字化转型是指地方志工作机构主动适应数字化时代背景,对地方志工作理念、方式、流程、手段、工具等进行全局性、系统性、根本性重塑,通过平台支撑和数据驱动促进业务创新,实现地方志事业现代化的过程。简单来说,就是由“传统方志”向“数字方志”转型的过程。

(二)地方志工作数字化转型的内涵

数字化转型是利用数字化技术将物理世界完全重构建模到数字化世界,人类大部分活动及交互都在数字化世界中进行,数据是物理世界在数字化世界的投影,是一切的基础,流程和软件系统是产生数据的过程和工具。地方志时空结合、资料性强等特点,决定了其适合与现代技术相结合,打破文献原有的组织结构,将大量文献还原为不同粒度的知识和与知识相关的资源,可以实现地理信息、历史信息、文化信息、经济信息等高度整合及多维度信息检索利用。

地方志工作数字化转型是基于地方志信息化建设的现实基础之上的,具有一体化、全方位、数据驱动等特征,可以看作是传统信息化建设的迭代升级。其内涵主要体现为3个关键词,一是“升级”,实现信息技术应用的迭代升级,从应用传统信息技术转变为应用新一代信息技术;二是“融合”,推进新一代信息技术与地方志业务融合,将地方志从自然分散的数据转变为集成共享的数据,实现地方志工作全方位、全过程、全领域的数据实时流动与共享;三是“创新”,通过数据驱动推动地方志业务的创新,实现流程再造和制度重塑,加快推进传统方志向数字方志的模式转型。

地方志工作数字化转型的主要内容包括资源数字化、业务数字化、技术融合化、平台一体化、服务智慧化、制度重塑化等。

资源数字化是指构建以数字资源为主体的方志资源体系,包括传统载体档案数字化、方志电子化出版、方志数据化等;业务数字化是指在数字世界重构方志业务工作流程,使志书修纂、年鉴编纂、文献收藏、读志用志等工作在业务系统中完成,实现流程再造、高效协同;技术融合化是指集成应用移动互联网、云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术,解决采用传统方法长期无法解决的方志业务难点、堵点和痛点问题,推进方志业务创新;平台一体化是指对方志应用平台的顶层设计、统筹建设和一体应用,包括纵向一体化、横向一体化和业务一体化;服务智慧化是指导运用移动互联网、大数据、人工智能等技术,通过方志数据治理,实现方志数字资源利用服务的便利化、实时化、个性化、知识化;制度重塑化是指要推进方志法律法规、标准规范和体制机制的创新与变革,建立适应地方志工作数字化转型的制度体系。

三

地方志工作数字化转型的整体构想

2022年1月印发的《浙江省人民政府办公厅关于加快推进新时代地方志事业发展的意见》提出,要“实施地方志工作数字化转型工程,推动地方志工作改革创新”。浙江地方志工作数字化转型的整体构想归纳起来就是“四个一”:实现一个目标,即推动地方志工作由传统方志向数字方志转型;实施一项工程,即地方志工作数字化转型工程;建设一个平台,即“浙江数字方志一体化平台”;打造一个应用,即“浙里有志”应用。浙江地方志工作数字化转型的核心是依托“浙江数字方志一体化平台”打造“浙里有志”应用。2022年6月,“浙里有志”应用被列入全省重大改革(重大应用)“一本账S2”,这是浙江省委统筹推进数字化改革、全面深化改革、共同富裕示范区重大改革一体融合的“总账本”,也是浙江地方志工作数字化转型的“总依据”。

(一)地方志工作数字化转型的目标

地方志工作数字化转型的总体目标是,聚焦数字文化系统文脉传承跑道,着力破解地方史志文化成果使用范围不广、利用程度不高,群众参与感不强,事业发展评价体系不完善等问题,依托浙江政务云平台,充分运用云计算、大数据、人工智能等技术手段,通过建设浙江数字方志一体化平台、打造“浙里有志”应用,联通省、市、县(区)三级地方志机构业务应用,汇聚全省地方志成果数据,构建国内领先、具有浙江辨识度、更加贴近用户需求的地方志工作智慧监管平台、方志成果数据共享平台和方志知识服务体系,使地方志工作更好地融入公共文化服务体系,满足全省地情研究、决策支撑、知识学习、社会教育、文化体验等多元化方志文化需求。浙江地方志工作数字化转型的具体目标包括业务监管智慧化、编纂流程在线化、方志成果数字化、成果利用网络化、方志服务知识化等。

(二)浙江数字方志一体化平台的体系架构

浙江数字方志一体化平台对标全省数字化改革的总体要求,一体化构建并持续迭代基础设施、数据资源、应用支撑、业务应用和政策制度、标准规范、组织保障、网络安全“四横四纵”的体系架构。

1.基础设施体系。基础设施体系是支撑全省数字化改革的信息化公共设施,依托政务云、政务外网、政务内网、物联网等统一构建,为“浙里有志”应用提供统一高效的计算能力、数据处理能力、物理感知能力和安全保障能力,是保障浙江数字方志一体化平台正常运行的基础系统。

2.数据资源体系。数据资源体系是承载全省方志数据资源集中存储、调度、供给、使用的数据底座,通过打通各类方志业务系统,对全省方志数据资源进行集中编目、归集、治理、共享、开放,形成多元、优质、稳定、高效的数据供给体系,全面支撑浙江数字方志一体化平台的正常运行。

3.应用支撑体系。应用支撑体系是实现跨系统、跨部门、跨地域、跨业务、跨层级互联互通、数据协同和业务协同的信息化“工具箱”。包括统一的业务模型库、专业算法库、业务规则库、业务知识库和各种业务组件,为上层的“浙里有志”应用体系提供能力支撑。

4.业务应用体系。业务应用体系是面向地方志用户的系统,是数字方志驾驶舱、志鉴智慧编纂、数字方志查询利用、方志数据挖掘服务四大核心应用以及“浙里修家谱”等N个特色应用子系统的集成。“4+N”的“浙里有志”应用体系是相互联通、功能互补、协同统一的有机整体。

5.政策制度体系。政策制度体系是浙江数字方志一体化平台规划、建设和运维管理的制度保障,通过在平台功能定位、业务应用、方志数据归集、存储、利用和安全管理等方面制订一系列政策制度,构建“浙里有志”应用全方位的制度体系。

6.标准规范体系。标准规范体系是参照国家相关政策文件和标准要求,结合地方志工作实际,围绕平台建设、数据资源、业务应用和网络安全等制定平台支撑标准、数据共享标准、业务管理标准、技术应用标准、公共服务标准、安全运维标准、系统应用集成标准等一系列业务与技术标准规范。

7.组织保障体系。组织保障体系主要包括浙江数字方志一体化平台规划、建设和运维管理的领导体系和工作责任体系,实行“项目化实施+专班化推进”方式,建立健全跨部门、跨行业、跨层级高效协同的推进机制,加强统筹规划、统一协调、一体部署,为“浙里有志”应用的真正落地提供组织保障。

8.网络安全体系。网络安全体系包括物理设施安全、网络安全、平台安全、应用安全和数据安全,是浙江数字方志一体化平台的安全屏障,旨在提升网络安全主动防御、监测预警、应急处置、协同治理等能力,为“浙里有志”应用安全运行提供立体保障。

(三)浙江数字方志一体化平台的业务架构

浙江数字方志一体化平台在全面梳理地方志工作核心业务基础上,构建一体化的“1+4+N”业务架构,即由1个全省方志数据仓、4个核心业务数字化应用场景和N个特色应用子场景构成。

1.全省方志部门数据仓。数据仓库之父WHInmon将数据仓库定义为面向主题的、集成的、与时间相关且不可修改的数据集合。全省方志部门数据仓是一个汇聚全省地方志系统形成的各类数据的集成数据系统,包括全省志书、年鉴、地情资料、旧志、史志期刊、音视频、图片等方志数据资源和修志、读志、用志、管志等业务数据。按照统一标准、分类分级开放原则,省、市、县三级地方志工作机构联动,重点归集一批实用价值高、社会经济发展所需的方志数据资源。全省方志部门数据仓将历史数据和“浙里有志”应用系统形成的数据统一纳入数据仓库,通过清洗加工汇总,构建标准化、可迭代、可扩展的数据平台,提供数据分析、服务能力。通过可视化让数据及时反映全省地方志工作情况,形成拥有进度实时掌控、问题解决方案、优化工作模式、实现创新发展的地方志事业发展新格局。

2.核心业务数字化应用场景。通过系统梳理,我们可以将地方志工作划分为“管志”“修志”“读志”“用志”四大核心业务。“管志”是指地方志工作的行政管理和业务指导;“修志”是指志书、年鉴、地方史、家谱等修纂工作;“读志”是指志书、年鉴、地方史、地情文献等方志数据资源的查询服务工作;“用志”是指方志数据资源的开发利用工作,是对方志成果的转化应用。基于全省方志部门数据仓,开发数字方志驾驶舱系统(“管志”)、志鉴智慧编纂系统(“修志”)、数字方志查询服务系统(“读志”)、方志数据挖掘利用系统(“用志”),实现地方志工作核心业务的数字化应用。

3.特色应用子场景。数字化转型是一个重大的系统工程,但推进数字化转型需要小的切口和具体的应用场景。根据“一地创新,全省共享”原则,发挥各地的积极性和创造性,推动方志文化创造性转化、创新性发展,鼓励和指导有条件的地区搭建地方志数字化应用子场景,如“浙里修家谱”“浙里修村志”“浙里学方言”“浙里看家乡”“跟着方志游浙江”等,推动地方志由“小众文化”向“大众文化”转变。

四

地方志工作数字化转型的路径选择

在解决顶层设计、整体构想问题之后,地方志工作数字化转型选择什么的实践路径显得尤为重要。浙江在推进地方志工作数字化转型中,聚焦标准制订、数据归集、系统联动、应用导向等关键环节破题发力,取得了良好开局和重要的阶段性成果。

(一)标准规范先行

标准化是信息化的基础和前提,推动数字化转型必须标准先行。数字化转型是一项具有开创性的工作,没有可以借鉴的经验,只能摸着石头过河,难免会走弯路,甚至走错路。在这种情况下,地方志工作迫切需要一套数字化转型标准,来指导接下来的转型实践。

地方志工作数字化转型的标准体系一般包括基础规范标准、建设指南标准、系统建设标准、典型应用标准、绩效评价标准等5个层级标准。建设全省方志部门数据仓,必须开展全省方志数据的统一归集,当务之急是要制订方志数据标准。方志数据包括方志资源数据和方志业务数据两大类,相对应的数据标准也包括方志资源数据标准和方志业务数据标准两方面,方志资源数据标准如志书元数据标准、年鉴元数据标准、大事记数据标准等;方志业务数据如修志工作数据、年鉴编纂工作数据、方志馆建设运营数据、旧志整理出版数据、读志用志数据和地方志信息建设数据等。

(二)把方志数据资源归集放在首位

推动地方志工作数字化转型,方志数据资源建设是基础,是第一位的任务。要加强方志数据资源统筹管理,建立全省方志数据采集、归集和安全保存机制,逐步建立以数据资源为主体的方志资源体系。浙江提出,“十四五”期间,要大力推进传统方志资源数字化工作,力争到2025年,各地方志工作机构保存的现有志鉴成果数字化率达到70%,新编志鉴成果数字化率达到100%。

建设浙江数字方志一体化平台,关键是做好数据归集工作,建立全省方志部门数据仓。归集范围包括志书、年鉴、地情文献、大事记、图片、视频资料、网上展厅等地方志成果数据和地方志业务数据等,采取“统一标准、各负其责;分类归集、分期分批”的方式实施归集。数据归集工作重点要在三方面下功夫:一要在“用”字上下功夫。数据归集目的在于“用”,归集数据应以应用为导向,梳理分析“4+N”的“浙里有志”应用体系需要哪些用到数据?又会形成哪些数据?在此基础上编制出数据资源目录。二要在“全”字上下功夫。要按照数据资源目录确定的归集范围,遵循“应归尽归”原则,建立系统全贯通、业务全覆盖的数据归集机制,力争全部拔掉“数据烟囱”,在准确归集数据基础上力保数据归集全面,并适时进行动态更新;三要在“准”字上下功夫。“精准”是数据归集工作的第一要求,所有数据归集工作人员应当强化工作责任心,实行“多元校核、动态更新”,认真核准、维护、确认数据,确保数据归集的准确性、完整性。

(三)顶层设计与基层创新相结合

与传统的线下工作不同,信息化、数字化是需要顶层设计的。顶层设计是在信息化总体规划和实施之间搭建一座桥梁,设计出实现“愿景”的蓝图与路线图。地方志工作数字化转型具有一体化、全方位的特点,包括纵向要一体化,省市县各层级一体推进、步调一致、高效协同;横向要一体化,各部门各领域一体推进、步调一致、高效协同,实现相互贯通、系统融合和综合集成;业务之间要一体化,网络、平台、数据、场景要统筹规划、整体设计、一体考虑,发挥整体的最大效应。同时,地方志工作数字化转型又涵盖地方志事业发展的各个领域,是志、鉴、库、馆、网、用、会、刊、研、史“十业”的全方位转型。因此,地方志工作数字化转型需要自上而下的顶层设计和自下而上的应用场景创新相结合。一方面,要按照统一规划、统一标准、统一平台、共建共享的原则,制订全省地方志工作数字化转型总体方案,组织实施地方志工作数字化转型工程,谋划建设全省统一的浙江数字方志一体化平台,统一打造“浙里有志”核心业务应用,自上而下地推动地方志工作数字化转型。另一方面,顶层设计并不排斥基层创新。数字化转型是一项具有开创性的工作,具体情况是十分复杂的,在转型初期,由于没有可以借鉴的经验,只能摸着石头过河,也应当鼓励基层创新。市、县方志部门可以在浙江数字方志一体化平台的总体架构下,结合地方实际,选择一个较小切口,试点打造有特色的地方志数字化应用子场景,然后按照“一地创新,全省共享”的原则,在全省推广应用,达到以点带面的效果。

(四)PC端应用与移动端应用相融合

移动互联网是一种通过智能移动终端,采用移动无线通信方式获取业务和服务的新兴业务。在我国互联网的发展过程中,PC互联网已日趋饱和,移动互联网却呈现井喷式发展。移动端应用具有便携性、实时性、互动性等特点,打破了PC端应用在时间、地点、环境等方面的限制,使应用更加便捷高效。

“浙里有志”应用同时考虑了PC端与移动端的应用。在PC端,除了搭建贯通省、市、县三级方志部门和有关志鉴编纂参与单位的工作平台外,重点考虑建设“一网百馆”的集成应用,即依托浙江数字方志一体化平台集成建设省、市、县三级102个数字方志馆的统一应用平台,实现全省数字方志馆全覆盖,构建社会公众访问浙江省各级数字方志馆的“总入口”。在移动端,依托“浙政钉”“浙里办”和微信小程序建设“浙里有志”掌上应用。“浙政钉”是浙江面向机关事业单位工作人员办公总入口,集成汇聚全省决策、执行、监督、评价等数字化应用,提供通讯、办公、协同等基础能力,支撑跨部门、跨层级的信息互通、业务联动与协作,覆盖省、市、县(市、区)、乡(镇、街道)、村(社区)、小组(网格)六级。“浙里办”是浙江面向群众和企业办事的总入口,综合集成城市生活、社区治理等领域场景化应用,支撑全省政务服务“一网通办”、联通全国一体化在线政务服务平台,提供全省统一、五级(省、市、县、乡、村)联动的政务服务事项与便民惠企服务。“浙里有志”掌上应用联通“浙政钉”,主要解决地方志工作为领导、为党政机关服务的问题,联通“浙里办”和微信小程序,主要解决地方志工作为公众服务的问题。“浙里有志”PC端和移动端的应用都是基于全省方志部门数据仓的,在内容建设上是相互融通的,同时根据不同的服务对象又有所区别,提高方志场景化应用的针对性和有效性。

结 语

面对数字化的大潮,传统行业不能总是固守于过去,地方志行业需要以一种开放的态度来面对这个崭新的时代。地方志工作数字化转型是地方志工作融入数字中国建设特别是文化数字化战略大局的必然选择,应当坚持标准先行、数据为要、互联互通、共建共享的原则,着力在推动地方志业务创新和优化服务上下功夫。推动地方志工作数字化转型,全面打造一个由数据驱动的地方志工作体系,创新发展数字方志文化,古老的地方志事业必将会在数字时代焕发出新的活力。

(此文载《中国地方志》2024年第3期。注释从略。如需查阅或引用,请阅原文)

来源:地方志研究

作者:郑金月(浙江省地方志编纂委员会办公室)

配图:方志四川